Cygnet Driver Bot

1.1 Опис системи

Система складається з двох компонентів:

• Telegram-бот (@cygnet_driver_bot) — для водіїв, охорони та комірника. Усі дії виконуються через кнопки в боті.
• Веб-кабінет — для зовнішніх менеджерів, менеджерів і адміністраторів. Відкривається у браузері або через кнопку в боті.

1.2 Загальний процес заявки

1.3 Як отримати доступ

Реєстрація в Telegram-боті (перший запуск)

1. Відкрийте Telegram, знайдіть @cygnet_driver_bot і натисніть Start.
2. Бот покаже привітальне повідомлення з кнопкою «📝 Почати реєстрацію» — натисніть її.
3. За бажанням натисніть «✏️ Додати ім'я та прізвище» щоб вказати своє ім'я.
4. Натисніть «📱 Поділитися номером» — Telegram автоматично передає ваш номер телефону боту. Саме за цим номером адміністратор знайде вас у системі.

Вхід у веб-кабінет

1. Відкрийте посилання у браузері, введіть номер телефону у форматі +38 (0XX) XXX-XX-XX.
2. Натисніть «Отримати код у Telegram» — 6-значний код прийде в бот.
3. Введіть код і натисніть Enter або кнопку «Увійти в кабінет».

2.1 Вхід у веб-кабінет

1. Відкрийте веб-кабінет у браузері за посиланням, яке надав адміністратор.
2. У полі «Номер телефону» введіть ваш номер у форматі +38 (0XX) XXX-XX-XX — маска заповнюється автоматично при друкуванні.
3. Натисніть «Отримати код у Telegram».
4. Відкрийте бот @cygnet_driver_bot — туди прийде 6-значний код.
5. Введіть код у поле на сайті та натисніть «Увійти в кабінет».

2.2 Огляд кабінету — панель статистики

Після входу у верхній частині кабінету відображається панель із зведеними показниками ваших заявок:

2.3 Створення нової заявки

1. На головній сторінці натисніть кнопку «По Україні» або «Міжнародна» залежно від типу перевезення.
2. Заповніть форму заявки. Усі поля обов'язкові, крім коментаря:

   • ПІБ водія та телефон водія (формат +38 (0XX) XXX-XX-XX)
   • Дата вих. № — номер вихідного документа
   • Партія товару, рахунок, автоперевізник
   • Автомобіль та причіп — деталі, держ. номери, параметри, вага
   • Посвідчення водія, уповноважена особа, місце розвантаження
   • Для міжнародної — додаткові поля (контракт, покупець, одержувач тощо)
3. Натисніть «Зберегти» — заявка збережеться як чернетка.
4. У розділі «Мої заявки» знайдіть чернетку і натисніть «Надіслати заявку» — менеджер отримає її на погодження.

2.4 Розділ «Мої заявки»

Натисніть кнопку «Мої заявки» у верхній частині кабінету. Ви побачите список усіх ваших заявок. Кожен рядок у списку показує:

• Назва компанії · Номер заявки (напр.: «Агросвіт · #047»)
• Дата створення
• Вих. № — номер вихідного документа
• Тип — По Україні або Міжнародна
• Статуси справа — поточний статус заявки та статус оплати

Натисніть на рядок заявки щоб розгорнути картку з усіма деталями та кнопками дій.

Статуси у списку та картці

У правому верхньому куті кожної заявки відображаються два статуси:

Кнопки в картці залежать від статусу заявки:

2.5 Підготовка документів

Для погодження заявки менеджер потребує два документи. Ви їх готуєте, а менеджер завантажує зі свого боку:

2.6 Сповіщення в боті про зміну статусу

Ви будете отримувати повідомлення в боті про кожну зміну статусу:

2.7 Відповідь на зауваження менеджера (доопрацювання)

1. Отримайте повідомлення в боті: «Заявка повернута на доопрацювання» з коментарем від менеджера.
2. Відкрийте веб-кабінет → знайдіть заявку зі статусом На доопрацюванні.
3. Виправте потрібні поля відповідно до коментаря менеджера.
4. Натисніть «Надіслати на погодження» повторно.

3.1 Початок роботи з ботом

1. Відкрийте Telegram і знайдіть @cygnet_driver_bot.
2. Натисніть кнопку Start (або /start).
3. Якщо ваш номер телефону є в базі — бот вітає вас і показує головне меню.

3.2 Отримання та підтвердження заявки

Коли менеджер погоджує заявку — бот автоматично надсилає вам повідомлення:

1. Ознайомтесь з деталями заявки.
2. Натисніть «Підтвердити отримання» — менеджер і зовнішній менеджер отримають сповіщення.
3. Якщо ви не можете виконати заявку — натисніть «Скасувати». Менеджер отримає сповіщення, заявка переходить у статус Скасовано водієм.

3.3 Повідомлення про прибуття

Коли ви під'їхали до підприємства:

1. Відкрийте бота і натисніть «🚦 Черга».
2. Охорона побачить вас у списку «Очікують перевірки» і поставить авто в чергу.
3. Ви отримаєте підтвердження з вашою позицією в черзі.

3.4 Перебування в черзі

Ви будете автоматично отримувати сповіщення про кожен рух черги:

Кнопка «Зв'язатись з менеджером»

Якщо виникли питання або проблема — натисніть цю кнопку. Менеджер отримає сповіщення і зателефонує вам.

3.5 Передача координат

Якщо охорона або менеджер потребує підтвердження вашого місцезнаходження — скористайтесь кнопкою «📍 Передати координати» у головному меню бота.

1. Натисніть «📍 Передати координати».
2. Telegram запропонує дозволити доступ до геолокації — підтвердіть.
3. Ваші координати надійдуть менеджерам у вигляді посилання на карту.

4.1 Прийом авто на в'їзді

Водій підтвердив прибуття — його авто з'являється у розділі «Черга водіїв / Очікують перевірки».

1. Відкрийте бота → натисніть «🛡 Черга».
2. У секції «Очікують перевірки охорони» ви побачите авто, що прибули.
3. Перевірте документи водія і заявку (кнопка показує деталі заявки).
4. Натисніть «Поставити в чергу» — авто переходить в активну чергу.

4.2 Черги охорони і зважування

Кнопка «🛡 Черга» відкриває меню з трьома черговими розділами. Кожен розділ — окремий список авто на своєму етапі:

1. Натисніть на потрібний розділ → відкриється список авто з позиціями в черзі.
2. Натисніть на авто у списку — розгорнеться картка з кнопкою дії для цього етапу.
3. У розділі «Очікують завантаження» кнопка «📢 Викликати на зважування» переводить авто на етап зважування і надсилає водієві сповіщення «Вас викликано на зважування — під'їжджайте до ваги».
4. У розділах «Перше зваження» і «Завантажені» кнопка «⚖️ Зважити» відкриває вибір ваги:

   ⚖️ Ваги 1 (бруто) ⚖️ Ваги 2 (тара)

   ❌ Скасувати
5. Після вибору ваги бот автоматично звертається до системи зважування Forpost і отримує результат:

   • Успіх — вага записується автоматично, статус переходить далі, у чат надходить посилання «🔗 Переглянути зважування» на запис у Forpost.
   • Помилка (ваги не готові, не обнулені, об'єкт нестабільний тощо) — бот показує текст помилки і кнопку «🔄 Повторити».
   • Після 3 невдалих спроб з'являється кнопка «✏️ Ввести вручну» — введіть вагу числом у кілограмах (наприклад: 24560).

Пріоритет

Щоб поставити авто поза чергою — натисніть «Пріоритет». Авто переміщується на першу позицію. Менеджер отримає сповіщення про нестандартну дію.

4.3 «Завантажені» — фінальне зважування і випуск авто

Це той самий розділ «📦 Завантажені» з попереднього пункту. Сюди авто потрапляє після того, як комірник завершив завантаження.

1. Відкрийте розділ «Завантажені» → оберіть авто зі списку.
2. Якщо заявка не сплачена — авто все одно видно в списку з позначкою «💰 НЕ СПЛАЧЕНО», але замість дії показується неактивна кнопка «🔒 Не сплачено · випуск недоступний». Натискання на неї лише показує підказку — випустити авто не можна, доки менеджер не підтвердить оплату.
3. Якщо заявка сплачена — доступна кнопка «⚖️ Зважити». Натисніть її, оберіть вагу (Ваги 1 / Ваги 2) — бот отримує вагу брутто з Forpost і одразу випускає авто (окремої кнопки «Випустити авто» більше немає — зважування брутто й випуск відбуваються одним натисканням).
4. Заявка переходить у статус Завершено. Водій, внутрішні менеджери отримують сповіщення з вагою і посиланням на запис зважування у Forpost.

5.1 Початок завантаження — фото на складі

Коли охорона викликала авто до вагів і зважила тару — комірник отримує сповіщення. Меню «📦 Черга» має два розділи.

Склад (початок завантаження)

1. Відкрийте бота → натисніть «📦 Черга» → розділ «Склад (початок завантаження)».
2. Оберіть авто зі списку.
3. Натисніть «Фото та почали завантаження».
4. Надішліть фото авто або вантажу в боті (як повідомлення з фото).
5. Бот підтвердить: «Фото додано. Статус переведено на Завантаження в процесі».

5.2 Завершення завантаження — фото після

1. Після завершення завантаження перейдіть у розділ «Завантаження (завершення)».
2. Оберіть авто → натисніть «Фото та завершили завантаження».
3. Надішліть фото завантаженого авто в боті.
4. Бот підтвердить і автоматично надішле охороні сповіщення що авто готове до зважування брутто.

6.1 Розділ «Заявки» — огляд

Натисніть «Заявки» у навігації. Ви побачите список усіх заявок з фільтрами вгорі.

Фільтри типу заявки

Фільтри за статусом

Пошук

Рядок пошуку під фільтрами шукає по: імені водія, телефону водія, назві компанії, № контракту, № замовлення.

Картка заявки

Натисніть на заявку у списку — вона розгорнеться. У картці видно:

• Тип — По Україні або Міжнародна
• Зовнішній менеджер — ім'я та телефон
• Водій — ім'я та телефон
• Заявка сплачена — статус оплати (так / ні)
• Усі поля заявки: партія товару, рахунок, автомобіль, причіп, водій, місце розвантаження тощо
• Файли — статус завантажених документів
• Пункт завантаження — випадаючий список (обов'язково обрати для погодження)
• Зважування — після того як охорона зважила авто, у картці з'являється посилання «переглянути на Forpost» з фактичним записом зважування. Це посилання бачить тільки внутрішній менеджер — зовнішньому менеджеру, водію і охороні воно не показується.
• Журнал змін — хронологія всіх дій по заявці (хто і коли створив, надіслав, погодив тощо)

6.2 Погодження заявок

При надходженні нової заявки менеджер отримує сповіщення в боті.

1. Відкрийте веб-кабінет → розділ «Заявки».
2. Заявки зі статусом Очікують погодження виділені — натисніть для розгортання.
3. Оберіть «Пункт завантаження» зі списку (обов'язкове поле).
4. Отримайте від зовнішнього менеджера підписану заявку та довіреність і завантажте їх:

   • Натисніть «Додати підписану заявку» — оберіть файл
   • Натисніть «Додати довіреність» — оберіть файл
   • Або поставте галочку «Безтермінова довіреність» якщо довіреність вже є в системі

   Після завантаження кнопки стають зеленими.
5. Натисніть «Погодити» → підтвердіть у діалозі.

Повернути на доопрацювання

1. Натисніть «На доопрацювання».
2. Введіть коментар — що саме потрібно виправити.
3. Зовнішній менеджер отримає сповіщення з вашим коментарем.

Відхилити заявку

1. Натисніть «Відхилити».
2. Обов'язково введіть причину відхилення.

Позначити як сплачену

Після підтвердження оплати натисніть кнопку «Позначити як сплачена» в картці заявки — вона стане зеленою ✓ Сплачена. Тільки після цього охорона зможе випустити авто.

6.3 Моніторинг черги

Розділ «Черга» показує всі авто на терені підприємства в реальному часі.

1. Натисніть «Черга» у навігації.
2. Ви бачите активну чергу з номерами позицій, статусами та часом у черзі.
3. Кнопка «Пріоритет» дозволяє переставити будь-яке авто на першу позицію.
4. Менеджер може також поставити авто в чергу вручну через «Пошук по заявці».

Огляд (бічна панель)

На бічній панелі завжди видно зведені показники:

6.4 Розділ «Користувачі»

Натисніть «Користувачі» у навігації. Тут відображаються гості, водії та зовнішні менеджери. Менеджер може переглядати, блокувати та редагувати їх.

Фільтри

Що видно в картці користувача

• Ім'я, Telegram ID, ID в системі
• Телефон, Username в Telegram
• Роль — гість, водій, зовнішній менеджер тощо
• Компанія — для зовнішніх менеджерів
• Дати створення та останнього оновлення

Дії в картці

7.1 Управління користувачами

1. Відкрийте «Кабінет адміністратора» → розділ «Користувачі».
2. Використовуйте фільтри: Усі / Активні / Заблоковані та dropdown ролей для пошуку потрібного користувача.

Призначити роль

1. Знайдіть користувача → натисніть «Редагувати» поруч з полем ролі.
2. Оберіть нову роль зі списку → збережіть.
3. Користувач отримає сповіщення в боті про зміну ролі.

Заблокувати / активувати користувача

1. Натисніть «Заблокувати» (червона кнопка) або «Активувати» (зелена кнопка).
2. Підтвердіть дію у діалозі.
3. Користувач отримає сповіщення в боті.

Розблокувати веб-вхід

Якщо користувач ввів код підтвердження 5+ разів неправильно — доступ блокується на 24 години. Адміністратор може зняти блокування достроково.

1. Знайдіть користувача — поряд з ім'ям буде значок «веб заблокований».
2. Натисніть кнопку «Розблокувати веб-вхід» (помаранчева).

7.2 Прив'язка компанії до зовнішнього менеджера

1. Знайдіть зовнішнього менеджера у списку.
2. Натисніть «Редагувати» у блоці «Компанії».
3. Введіть назву компанії → натисніть «Зберегти».

7.3 Журнал подій (Логування)

Розділ «Логування» дозволяє переглянути всі дії в системі:

• Зміна статусів заявок
• Зміна ролей і статусів користувачів
• Блокування і розблокування веб-входу
• Системні помилки

Використовуйте фільтри «Тип» та «Рівень» для пошуку потрібних подій.

8.1 Статуси заявки

8.2 Статуси авто в черзі

8.3 Хто які повідомлення отримує в боті

8.4 Часті питання